Green Office Manager
De totale HRM- en tijdregistratie oplossing voor de agrarische sector. Automatische aanmaak van al uw documenten en geavanceerde paspoort- en ID scanner module.
GreenOffice Online
Greenoffice Online is het webportal voor het HRM- en tijdregistratie systeem voor de agrarische sector. Green Office Online biedt u de mogelijkheid inschrijvingen van uw werknemers te beheren, alsmede inzicht te verkrijgen in de aktuele status met betrekking tot werknemer bezetting. Bekijk van week tot week hoeveel werknemers beschikbaar zijn en verstuur volledig geautomatiseerde uitnodigingen.
GreenOffice Online integreert naadloos met GreenOffice Manager, het software pakket voor kantoor. De gegevens van uw seizoen medewerkers die online zijn geregistreerd worden in real time overgenomen in GreenOffice Manager.
De GreenOffice scanners versturen online de gewerkte uren van uw medewerkers naar het portal. Het portal zorgt vervolgens dat deze gegevens verwerkt worden in GreenOffice Manager om op die manier kosten en baten bij te kunnen houden.
GreenOffice Manager
Green Office Manager is een totaal oplossing voor HRM en tijdregistratie voor de agrarische sector. Het GO pakket bestaat uit verschillende systeemdelen :
- Een webportal waar uw werknemers zch kunnen registreren
- Een client applikatie is op een willekeurige PC kan worden gedraaid voor het beheer van uw medewerkers
- Optioneel een virtuele geldautomaat waar medewerkers contact geld kunnen opnemen
- Een software pakket om Android smartphones te gebruiken als scanners voor het registreren van gewerkte uren
Via een eenvoudige webpagina geeft uzelf eenmalig alleen de voor – en achternaam en een emailadres in te vullen. Het systeem stuurt nu automatisch een email naar kandidaat met uitleg in 7 verschillende talen om het formulier digitaal in te vullen. Na het invullen worden de gegevens direct in de database opgeslagen. Via een inschrijvingsoverzicht kunt u de inschrijvingen controleren en indien u deze kandidaat wilt uitnodigen / aannemen is dit met 1 simpele handeling te doen.
Hierna stuur het systeem een bevestiging naar de kandidaat waarin in duidelijk vermeld staat dat deze welkom is en op de ingegeven datum zich kan melden.
Om de juiste hoeveelheid medewerkers uit te nodigen kan de capaciteitsgrafiek worden opgevraagd. Zo heeft u een duidelijk overzicht hoeveel medewerkers er in een bepaalde periode zijn uitgenodigd en waar deze slapen.
Als voorbeeld wanneer u bijvoorbeeld over 3 verschillende accomodatie’s beschikt ziet u hieronder de bezetting daarvan afgezet tegen de weken van het jaar :
Via een eenvoudige webpagina geeft uzelf eenmalig alleen de voor – en achternaam en een emailadres in te vullen. Het systeem stuurt nu automatisch een email naar kandidaat met uitleg in 7 verschillende talen om het formulier digitaal in te vullen. Na het invullen worden de gegevens direct in de database opgeslagen. Via een inschrijvingsoverzicht kunt u de inschrijvingen controleren en indien u deze kandidaat wilt uitnodigen / aannemen is dit met 1 simpele handeling te doen.
Hierna stuur het systeem een bevestiging naar de kandidaat waarin in duidelijk vermeld staat dat deze welkom is en op de ingegeven datum zich kan melden.
Tijdens het omzetten van een kandidaat naar werknemer worden automatisch alle benodigde formulieren aangemaakt zonder dat er opnieuw naam en adresgegevens worden ingegeven. Een gekoppelde paspoort scanner aan het systeem scant de gegevens en controleert deze gelijk op geldigheid. Tevens wordt er een RFID kaart geprint en gekoppeld aan deze nieuwe medewerker. Deze eigen ID kaart wordt later gebuikt voor de registratie van gewerkte uren en of de selfservice terminal.
De navolgende formulieren worden naar keuze aangemaakt en zijn al voorzien van een handtekening van de verantwoordelijke personen binnen uw bedrijf :
- Schutblad voorzien van kopie paspoort / ID kaart
- Arbeidsovereenkomst in twee talen
- Hygiëneverklaringen
- Huisreglement
- Loonbelasting formulier
- Pensioenformulieren
- Reiskosten formulier
Middels de eerder aangemaakte RFID kaart en een standard smartphone worden de uren waar dan ook digitaal geregistreerd. Door een simpele handeling in combinatie met een speciaal daarvoor ontwikkelde app worden de navolgende gegevens online vastgelegd:
Urenregistratie
- Naam en ID medewerker
- Lokatie / akker / gewas
- Soort werkaamheden
- Start- en einde
- GPS X- en Y-coordinaten
Stuksloon registratie
- Naam en ID medewerker
- Soort plant / gewas
- Aantal stuks / fusten en inhoud per fust
Deze gegevens worden realtime verwerkt door de Greenoffice applicatie in uw kantoor. Hierdoor zijn er diversen overzichten opvraagbaar en u heeft grip over de gemaakt uren. Tevens worden de juiste kosten op de juiste akker geboekt waardoor u beter inzicht krijgt van de kosten per akker.